Dans le contexte d’état d’urgence sanitaire, ces mesures présentent le double avantage d’assurer la continuité du fonctionnement des instances, et notamment de permettre leur consultation sur les décisions de l’employeur induites par la crise sanitaire, tout en respectant la mesure de confinement.
Information à jour, à date de publication de cet article
L’ordonnance n° 2020-389 du 1er avril 2020 a assoupli le recours à la visioconférence et permet, à titre dérogatoire et temporaire, l'organisation de réunions de ces comités par conférence téléphonique et messagerie instantanée. L'employeur ne peut toutefois avoir recours au dispositif de messagerie instantanée que de manière subsidiaire.
Le décret n° 2020-419 du 10 avril 2020 relatif aux modalités de consultation des instances représentatives du personnel pendant la période de l'état d'urgence sanitaire vient préciser les modalités d’application des dérogations prévues par l’ordonnance.
Dans le contexte d'état d'urgence sanitaire, ces mesures présentent le double avantage d'assurer la continuité du fonctionnement des instances, et notamment de permettre leur consultation sur les décisions de l'employeur induites par la crise sanitaire, tout en respectant la mesure de confinement.
Ces dispositions dérogatoires et temporaires sont applicables aux réunions de toutes les instances représentatives du personnel, régies par les dispositions du Code du travail, convoquées jusqu'à la fin de l'état d'urgence sanitaire.
Élargissement du recours à la Visioconférence
Pour les réunions convoquées en temps normal
- Le recours à la visioconférence pour réunir le CSE peut être autorisé par accord entre l'employeur et les membres élus de la délégation du personnel du comité.
- À défaut d'accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile.
Garanties attachées au dispositif de la visioconférence
Lorsque le CSE est réuni en visioconférence, le dispositif technique mis en œuvre garantit l'identification des membres du comité et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l'image des délibérations.
Garanties attachées au vote
L'engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l'ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant aux garanties attachées au dispositif de visioconférence rappelées ci-dessus. Le vote a lieu de manière simultanée. À cette fin, les participants disposent d'une durée identique pour voter à compter de l'ouverture des opérations de vote indiquée par le président du comité.
Lorsqu'il est procédé à un vote à bulletin secret, le dispositif de vote doit garantir que l'identité de l'électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l'expression de son vote. Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Pour les réunions convoquées jusqu’à la fin de l’urgence sanitaire
Le recours à la visioconférence est autorisé pour l'ensemble des réunions de toutes les instances représentatives du personnel régies par le Code du travail, et non seulement celles du CSE et du CSE Central.
Si un accord avec les membres du CSE n’est pas requis, l’employeur doit néanmoins préalablement les informer du recours à la visioconférence.
La limite de trois réunions par année civile légalement prévue à défaut d’accord avec le CSE ne trouve à s'appliquer qu'aux réunions organisées en dehors de la période de l'état d'urgence sanitaire.
Le recours à la conférence téléphonique
Le recours à la conférence téléphonique n’est pas autorisé en temps normal pour les réunions du CSE. L’ordonnance instaure donc cette possibilité à titre exceptionnel pour les réunions convoquées jusqu’à la fin de l’urgence sanitaire.
Le président de l'instance informe ses membres de la tenue de la réunion en conférence téléphonique. Cette information suit les règles applicables à la convocation des réunions de l'instance.
Les garanties attachées au dispositif de la conférence téléphonique sont les mêmes qu’en matière de visioconférence, la retransmission continue et simultanée du son, devant être assurée au cours des délibérations.
Les garanties attachées au vote sont les mêmes qu’en cas de visioconférence.
Le recours à la messagerie instantanée
Le recours à la messagerie instantanée n’est pas autorisé en temps normal pour les réunions du CSE. L’ordonnance instaure donc cette possibilité à titre exceptionnel pour les réunions convoquées jusqu’à la fin de l’urgence sanitaire s’il est impossible de recourir à la visioconférence ou à la conférence téléphonique ou si un accord d'entreprise le prévoit.
Le président de l'instance informe ses membres de la tenue de la réunion par messagerie instantanée et précise la date et l'heure de son début ainsi que la date et l'heure à laquelle interviendra au plus tôt sa clôture. Cette information suit les règles applicables à la convocation des réunions de l'instance.
Les garanties attachées au dispositif de la messagerie instantanée sont les mêmes qu’en matière de visioconférence, la communication instantanée des messages écrits au cours des délibérations, devant être assurée au cours des délibérations.
Cependant, un certain nombre de particularités doivent être soulignées :
- Les débats sont clos par un message du président de l’instance, qui ne peut intervenir avant l’heure limite fixée pour la clôture de la délibération.
- Au terme du délai fixé pour l’expression des votes, le président de l’instance en adresse les résultats à l’ensemble de ses membres.
