En application de la loi du 2 août 2021 relative à la santé au travail, un nouveau décret a été publié le 16 novembre 2022 au Journal Officiel pour préciser les règles d’élaboration, d’accessibilité et de conservation du dossier médical en santé au travail (DMST).
Le décret place sous la responsabilité du service de prévention et de santé au travail le traitement de données mis en œuvre dans la constitution du dossier médical.
Il précise les éléments compris dans le dossier médical :
- Les données d’identité du travailleur : l’identifiant national de santé, les données médico-administratives nécessaires à la prise en charge en matière de santé, les données d’identité et de contact de son médecin traitant.
- Les informations permettant de connaître les risques actuels ou passés auxquels le travail est ou a été exposé.
- Les informations relatives à l’état de santé du travailleur recueillies lors des examens nécessaires au suivi individuel de son état de santé.
- Les informations formalisées concernant les attestations, avis et propositions des professionnels de santé au travail.
- La mention de l'information du travailleur sur ses droits en matière d'accès aux données le concernant et sur les conditions d'accès à son dossier médical de santé au travail.
Le décret énonce que les actions réalisées sur le dossier médical doivent être tracées et conservées dans le dossier avec notamment la date, l’heure et l’identification du professionnel de santé au travail qui en est responsable.
Lors de la création du dossier médical, le travailleur doit être informé par tout moyen :
- De son droit de s’opposer à l’accès au dossier médical par le médecin praticien ou par les professionnels, placés sous son autorité, chargés d’assurer le suivi de l’état de santé du travailleur.
- De son droit de s'opposer à l'accès des professionnels chargés du suivi de son état de santé aux dossiers médicaux en santé au travail dont il est titulaire et qui sont détenus par d'autres services de prévention et de santé au travail.
Le travailleur peut demander la communication de son dossier médical en santé au travail sous format papier ou dématérialisé.
Il peut exercer ses droits de rectification, d'effacement et de limitation, prévus aux articles 16 à 18 du RGPD auprès du service de prévention et de santé au travail. Cependant, le droit d’opposition, ne s’applique pas à la constitution et à l'alimentation du dossier médical en santé au travail.
Le décret fait peser sur le service de prévention et de santé au travail une obligation d’assurer la confidentialité des informations comprises dans le dossier médical.
Il précise enfin, que le dossier médical est conservé pendant une durée de quarante ans à compter de la date de la dernière visite ou examen du travailleur.
Comparaison avec le projet de guide pour la santé au travail (SST) de la CNIL.
Sur la responsabilité du traitement de données mis en œuvre dans la constitution du dossier médical.
Le projet de guide estime qu’un service de santé au travail (SST) est toujours responsable du fichier utilisé dans le cadre des dossiers médicaux en santé au travail (DMST) lorsque le fichier est utilisé pour les objectifs prévus par le guide.
Sur les informations pouvant être collectées par un SST.
Le guide énonce que les informations pouvant être collectées par un SST dans le cadre de la construction et de l’alimentation sont :
- Les informations personnelles collectées ayant un lien avec l’objectif poursuivi par le fichier
- Les informations personnelles nécessaires à la poursuite de l’objectif poursuivi
- Les informations personnelles ne doivent en principe pas être collectées « au cas où ».
Sur la durée de conservation du Dossier Médical de Santé au Travail (DMST).
Le guide prévoit une durée de conservation différente en fonction du travailleur concerné (durées issues du code du travail) :
- Travailleur exposé à des agents biologiques pathogènes : 10 à 40 ans après la fin de la période d’exposition
- Agents chimiques dangereux et amiante : 50 ans après la fin de la période d’exposition
- Rayonnement ionisant : Conservation jusqu’au moment où le travailleur a ou aurait atteint l’âge de 75 et pendant au moins 50 ans après la période d’exposition.
Sur la communication des informations du DMST
Au même titre que le décret, le projet de guide énonce que le SST est tenu de prendre toute précaution utile pour préserver la confidentialité et la sécurité des informations personnelles. Cela notamment en empêchant les personnes non autorisées d’y accéder.
Le guide distingue deux types de situation :
La demande porte sur des informations collectées lors des visites médicales obligatoires
Le SST ne peut communiquer ces informations sauf si cela est expressément prévu par la loi et avant toute communication il doit vérifier qu’elle ne porte pas une atteinte disproportionnée au droit au respect à la vie privée du travailleur.La demande ne porte pas sur des informations relatives aux travailleurs suivis par le SST
La personne doit démontrer la légitimité de sa demande ou invoquer la base légale sur laquelle la demande repose.
Sur les mesures que le SST doit prendre pour garantir les droits de la personne concernée.
Dans le cadre de son obligation de transparence, le SST doit expliquer à la personne concernée les droits relatifs à ses informations personnelles dont elle dispose.
Ainsi, elle peut :
- Accéder à ses informations personnelles (droit d’accès)
- Demander à ce qu’elles soient rectifiées (droit de rectification)
- Les faire effacer (droit d’effacement)
- Les maintenir en état (droit à la limitation)
Pour en savoir plus : Décret n° 2022-1434 du 15 novembre 2022 relatif au dossier médical en santé au travail
