Le 25 avril 2022, la CNIL a rappelé les règles applicables en matière de matérialisation de la preuve d’un contrat par l’enregistrement de conversations téléphoniques en publiant une page dédiée sur son site.
Constatant que de nombreux professionnels souhaitent conserver l’enregistrement d’un échange téléphonique avec un consommateur afin d’établir la preuve de la formation d’un contrat, la CNIL a tenu à apporter des précisions sur les conditions dans lesquelles cet enregistrement peut être réalisé, et sur les garanties à apporter, notamment aux personnes concernées.
La CNIL rappelle que l’enregistrement de conversations téléphoniques à des fins de preuve de la formation du contrat est autorisé, sous réserve d’être nécessaire. Ainsi, l’organisme doit démontrer qu’il ne dispose pas d’autres moyens pour prouver qu’un contrat a été conclu avec la personne concernée.
Si cet enregistrement peut être nécessaire pour les contrats souscrits à l’oral, l’organisme doit s’assurer que le principe de minimisation des données est respecté. Ainsi, sauf dispositions légales le permettant, les enregistrements ne peuvent être ni permanents ni systématiques.
De plus, seule la partie pertinente de la conversation peut faire l’objet d’un enregistrement, et elle ne pourra être conservée qu’en l’absence d’une autre modalité de preuve de la formation du contrat ou de son exécution.
La CNIL précise aussi que l’enregistrement ne peut être déclenché de manière automatisée.
Aussi, lorsque les personnes acceptent de contractualiser par téléphone, les enregistrements des conversations téléphoniques peuvent être traités sur le fondement de la base légale de l’exécution du contrat (article 6.1.b du RGPD). L'information sur la non-possibilité de conclure le contrat par d'autres moyens est donc indispensable pour que l'enregistrement puisse être considéré comme nécessaire au contrat.
La CNIL alerte ensuite sur les risques que présentent la fourniture de données bancaires par téléphone. Elle recommande donc, la mise en place d’un dispositif permettant d’interrompre ou de supprimer rapidement l’enregistrement de la conversation téléphonique à partir du moment où le consommateur communique des données bancaires.
La CNIL rappelle par la suite les règles pour la protection des droits des personnes.
- Ainsi, les personnes concernées par l’enregistrement doivent être informées de façon concise, transparente, compréhensible et aisément accessible, en des termes clairs et simples, de la manière dont sont traitées les données les concernant. La CNIL précise les renseignements qui doivent être donnés et recommande que cette information s’effectue en deux temps.
- La CNIL rappelle qu’il est nécessaire de limiter l’accès aux conversations aux seules personnes habilitées.
- Elle ajoute qu’il est impératif de prendre des mesures de sécurité afin de sécuriser ces données personnelles.
- Qu’une durée de conservation doit être limitée et prévue dans un texte spécifique.
Que l’enregistrement doit être inscrit au registre des activités de traitement tenu par le responsable de traitement, et que, si ce dernier a désigné un DPO, celui-ci veille à la mise en œuvre conforme des enregistrements de conversations téléphoniques.
La CNIL conclut en rappelant que si les personnes concernées constatent qu’un dispositif d’enregistrement ne respecte pas ces règles, elles peuvent :
- adresser une plainte à la CNIL ;
- saisir le procureur de la République ;
- introduire une requête en indemnisation si elles estiment que l’enregistrement et son utilisation leur ont porté préjudice.
